Horas desconcertantes: lo que es importante al registrar el tiempo del proyecto

En algunas industrias, se utilizan herramientas para el registro de tiempos relacionados con el proyecto. Luego, los empleados deben documentar exactamente cuántas horas dedican a qué tarea. ¿Maldición o bendición?

Tan pronto como se enciende el ordenador, han pasado ocho horas: una jornada laboral puede pasar rápidamente. ¿Y sabe exactamente con qué ha ocupado este tiempo de trabajo?

En algunas industrias y empresas, el registro del tiempo del proyecto se utiliza para mantener un registro meticuloso de quién dedica cuántas horas a qué tareas. ¿Se trata de una vigilancia total o protege a los empleados de verse abrumados por el trabajo? Seis respuestas a preguntas importantes.

1. ¿Qué se entiende por tiempo y asistencia relacionados con el proyecto?

En pocas palabras, es importante que las empresas registren trabajos parciales o proyectos específicos de los empleados. Esto se usa básicamente para controlar.

«No se utiliza para comprobar si se está cumpliendo un contrato de trabajo y si se están cumpliendo los horarios de trabajo», dice el profesor Enzo Weber del Instituto de Investigación Laboral de Nuremberg. De acuerdo con la ley, las empresas tienen que hacer esto de todos modos. El registro voluntario del tiempo del proyecto también debe dejar claro a las empresas cuánto tiempo de trabajo se dedica a qué proyectos o actividades.

Según Jürgen Fleig, operador del portal «business-wissen.de», siempre se trata del despliegue de personal. Por lo tanto, el registro del tiempo del proyecto es particularmente importante para proyectos de consultoría o desarrollo, por ejemplo. Los costos de personal juegan un papel importante aquí. Sin embargo, en el caso de actividades rutinarias y siempre los mismos procesos, no es necesario registrar en detalle para qué se utiliza el tiempo de trabajo.

2. ¿Por qué las empresas están introduciendo el seguimiento del tiempo de los proyectos?

«Cuando se planifican los proyectos o se calculan los pedidos de los clientes, no siempre se sabe exactamente de antemano cuánto será el esfuerzo realmente después», dice Fleig. Con la ayuda del registro del tiempo del proyecto, las empresas quieren ver si sus planes realmente están funcionando. Si se planifica incorrectamente, podría resultar costoso para las empresas, por ejemplo, porque los presupuestos de los proyectos se calcularon con demasiada precisión.

Además del control interno de los proyectos actuales y la planificación de futuros, la contabilidad externa puede desempeñar un papel, dice el profesor Weber. Por ejemplo, cuando las empresas tienen que explicar a los clientes cuántas horas se han dedicado a un proyecto.

3. ¿Qué obtienen los empleados de ello?

Según Jürgen Fleig, el registro del tiempo del proyecto evita que los proyectos y los pedidos de los clientes se conviertan en «vuelos ciegos» porque no hay información sobre las horas de trabajo utilizadas.

Los empleados pueden utilizar el sistema para documentar y demostrar lo que han logrado y cuánto tiempo les llevó hacerlo. En caso de diferencias de opinión entre los empleados y sus superiores sobre quién hace cuánto, según el experto en gestión, la documentación puede ser una buena base para las evaluaciones fácticas.

Según Enzo Weber, también, el concepto tiene aspectos positivos. Por ejemplo, un buen registro del tiempo del proyecto evita que los empleados «sean empujados a proyectos con poca antelación» para los que en realidad no tienen tiempo. Los empleados no tienen que hacer creer primero a su gerente que no tienen capacidades. «Todos los hechos están ahí».

Y: «Hasta cierto punto, los empleados tienen un mejor control sobre sus propios esfuerzos», dice el economista. Después de todo, así es como ven cuánto tiempo necesitan para qué tareas.

4. ¿Dónde están las desventajas para los empleados?

«En primer lugar, por supuesto, los empleados tienen más trabajo», dice Weber. La documentación exacta de las horas puede consumir tiempo.

Además, el registro de los tiempos de trabajo relacionados con la actividad también permite el seguimiento por parte del director o supervisor. «Si se llega al punto en que usted, como empleado, debe ser constantemente responsable, puede resultar incómodo».

Jürgen Fleig también señala que los superiores pueden usar el registro de tiempo específico del proyecto para monitorear el desempeño de los empleados y, bajo ciertas circunstancias, compararlos entre sí. Eso podría generar conflictos en el equipo y con los superiores.

En general, esto significa para Weber: «Definitivamente obtienes las desventajas del registro del tiempo del proyecto, las ventajas dependen de qué tan bien se implemente el sistema».

5. ¿Qué es importante durante la introducción?

En principio, el registro de las horas de trabajo relacionadas con la actividad está sujeto a codeterminación, es decir, si existe un comité de empresa en la empresa, este puede opinar sobre este tema.

Otros factores influyen: «El requisito básico es: se necesita un sistema razonablemente eficiente», dice Weber. Si los empleados ya tienen un «gran esfuerzo» para registrar sus horas para diversas tareas, difícilmente habrá aceptación. Es importante que sea posible un registro eficiente y relacionado con la actividad. Se pueden concebir buenas soluciones en línea, por ejemplo.

Además, Weber cree que es fundamental que el sistema sea transparente y que al menos cada empleado pueda ver su propia cuenta y, en determinadas circunstancias, la del equipo. Y se necesita un sistema con buena retroalimentación y participación ”. En otras palabras: Aquellos que alimentan el sistema también deberían ser aquellos que usan el sistema, y ​​obtener conocimientos de esto para planificar nuevos proyectos.

Jürgen Fleig dice que el registro del tiempo del proyecto no debería convertirse en un «cementerio de datos». «Según el lema: se graba mucho, pero no se utiliza nada». Es importante que todos comprendan cómo se utilizan los tiempos del proyecto para mejorar la planificación.

6. ¿Cómo se pueden evitar los conflictos entre empleados?

Jürgen Fleig considera que la protección de datos y las restricciones para producir comparaciones de rendimiento son más importantes que la transparencia total en el sistema. En consecuencia, si es posible, solo la dirección del proyecto y el control del proyecto deben saber de manera integral quién está gastando y cuántas horas para qué tareas del proyecto.

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Fleig también ve que los empleados se forman una opinión sobre quién hace mucho y quién hace poco, quién escribe más y quién anota algunas horas para actividades comparables.

La documentación podría ayudar a corregir valoraciones injustificadas. Por ejemplo, cuando la dirección del proyecto utiliza el registro del tiempo del proyecto como base para objetivar los conflictos.

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